“Tahıl ticaretinde başarı için sadece güvenilir ortaklardan oluşan geniş bir portföy, uluslararası şirketler nezdinde itibar, ekip içerisinde sıkı pazarlıkçılar ve yüksek kâr oranına sahip olmak yeterli değildir. Pazarlık ve anlaşmaların şekillendirilmesi sürecinde, işlerin kötü gitmesi halinde şirketin çıkarlarını korumak için belli başlı süreçler ve adımların da atılması gerekir. Bazen unutulan ve bazen de yeterince önem gösterilmeyen ancak pratikte yararlı oldukları kanıtlanmış bazı hususları sizler için özetledik.”

 1. MÜŞTERİNİZİ TANIYIN Piyasaya sürekli yeni şirketler çıkıyor ve büyümek için onlarla çalışmanız gerekiyor. Ancak iflas ve hatta dolandırıcılık riski de her zaman söz konusu. Bu riskleri, tamamen ortadan kalkmasa bile, en aza indirmek mümkün. Bunun için ilk yapmanız gereken, iş yaptığınız tarafı tanımak.

Öncelikle, bazı temel soruları cevaplamanız gerekir: Bu şirketi biliyor muyum? Piyasada tanınıyor mu? Potansiyel ortağınızla ilgili olarak piyasadaki oyunculardan, yani mevcut ortaklarınız, aracılar, bankalardan vs. bilgi toplayın. Şirket hakkında kamuya açık bilgi olmaması da çok şey anlatır.

Bir başka püf noktası da şirketin Gafta ve Fosfa gibi ticaret odalarına kayıtlı olup olmadığı ve -Allah korusun- iflas eden şirketler arasında olup olmadığına bakmaktır (Bu bilgi sadece dernek üyelerine açıktır).

Aslında, sizi sizden daha iyi anlatabilecek kimse yoktur. Bu yüzden, muhatabınıza bu fırsatı verin. Bunun en kolay yollarından biri de Müşterinizi Tanıyın (KYC) formunu doldurmalarını istemek. KYC, muhatabınızın kendisi hakkında bilgi vermesini sağlayan basit bir formdur. Bu tür formlarda genellikle şirketle ilgili temel bilgiler (kayıt numarası, kurulu olduğu ülke, yasal ve fiili adresler, bağlı ya da bağlantılı olduğu şirketler, banka hesap numaraları, yöneticilerin isimler, e-mail ve posta adresleri, telefon numaraları vs.) talep edilir. Bunun yanında, kuruluş belgesi ve faaliyet belgesi, şirket ana sözleşmesi ve temsilcisinin yetki belgesi de istenebilir.

Potansiyel ortağınızın cevaplamasını istediğiniz soruları, bu forma eklemeniz de mümkün. Temel şirket bilgilerini ve belgeleri size göndermek istememesi durumunda alarma zillerinin çalması gerekir.

Peki, bu tür bilgilere niçin ihtiyaç duyuyorsunuz? Bunun için en az iki sağlam gerekçeniz var: 1) Bu şirketle iş yapmaya karar verirken, risk değerlendirmesi yapabilmek; 2) Anlaşmayı yaptıktan sonra yanlış işler yapılırsa, yasal haklarınızı aramak için elinizde yeterli bilgi olmasını sağlamak.

2. NET OLUN Anlaşma öncesinde ve sonrasında muhatabınızla iletişim de önemlidir.

Kontratların İngiliz yasalarına tabi olduğu ve anlaşmaların e-mail ya da diğer mesajlaşma yöntemleriyle yapıldığı tarımsal emtia piyasasında bu durum çok yaygındır. Yani pazarlık sürecinde, taraflar muhtemel bir işlemin şartlarını görüştüklerini ve pazarlığı sonlandırmanın herhangi bir sorumluluk doğurmayacağını düşünüyor olabilirler. Ancak farkına varmadan bir anlaşma ile kendilerini bağlamış da olabilirler.

Bu tür sürprizlerle karşılaşmamak için; teklifinizin ve şartlarının ne olduğu (örneğin ne kadar süreyle geçerli olduğu) ve bağlayıcı bir kontrat haline gelmesi için nelerin yerine getirilmesinin zorunlu olduğu konusunda gayet net olmanız gerekir. Eğer her iki tarafın imzası olmadan anlaşmanın tamamlanmış sayılmamasını istiyorsanız, bunu görüşmelerinizde açık şekilde ortaya koyun. Örneğin, tüm iletişiminizde ‘kontrat yapılmasına bağlı’ ibaresini kullanırsanız, henüz bir kontrata bağlı olmadığınızı ortaya koymuş olursunuz.

Kontratın yapılması sırasında da açık bir iletişim çok önemlidir. Muhatabınız, her bir adımla ilgili olarak gereğince bilgilendirilmeli, gereken tüm uyarılar yapılmalı ve belgeler teslim edilmelidir.

Tüm mesajlar açık ve anlaşılır olmalı, yanlış anlamaya mahal verilmemelidir.

Her bir sözün önemli olduğunu her zaman hatırlayın. Bu yüzden, kontrat hükümlerine aykırı olarak yorumlanabilecek mesajlar vermeyin. Karşı tarafla başarılı bir süreç oluşturmak için belirleyici olan iletişim konusunda birkaç ‘teknik’ tavsiyede bulunabiliriz: 1. Muhatabınızla iletişiminizin, söz konusu kontratla bağlantılı olduğunu açıkça belirtin; 2. Telefonla konuştuktan sonra e-mail ile teyit edin; 3. Muhatabınızla yaptığınızı tüm iletişimi uygun bir konumda kronolojik sıraya göre saklayın. Eğer WhatsApp, Viber, Telegram gibi mesajlaşma uygulamalarını kullandıysanız, bu iletişimin bir süre sonra silinmeyeceğinden ya da uygun şekilde kopyalanıp yedeklendiğinden emin olun.

Eğer bir sorun çıkarsa, yukarıdaki adımlar elinizde kanıt olarak kalacak ve tarafların mutabık kaldığı ve söz verdikleri hususlar ortaya konabilecektir.

3. KONTRATI İYİ BİLİN Kontrat taslağına özellikle dikkat edilmelidir. Şunları yaptığınızdan emin olun: (1) Tutarsızlıklar olmadan gereken tüm şartları yazmak; (2) Kendinizin ve karşı tarafın hak ve yükümlülüklerini anlamak; (3) Üstleneceğiniz yükümlülükleri yerine getirme yetenek ve isteğine sahip olmak.

Gözden kaçan bir şey olmaması adına, tüccarların müzakere sürecinde kontratın çok önemli maddeleriyle ilgili bir kontrol listesini takip etmeleri de önerilir.

Emtianın alım ya da satımıyla ilgili Gafta ya da Fosfa standartlarını uyguladığınızdan ve tercih ettiğiniz nakliye şartlarını dahil ettiğinizden emin olun.

Tüccarlar, kontratlarının doğru standartlarda olmasına genelde dikkat etmezler ve büyük hata yaparlar! Bu yüzden de kullandığınız Gafta ya da Fosfa’nın standart formlarındaki şartları bildiğinizden ve anladığınızdan emin olun.

4. KONTRATI TAKİP EDİN Doğru hareket etmenin temelinde, kontrattaki şartlara sıkı sıkıya bağlı bir şekilde yükümlülüklerin yerine getirilmesi yatar. Bunu yapmaya yardımcı olacak temel adımları şu şekilde sıralayabiliriz: 1) Yapılması gerekenleri, son tarihleriyle birlikte listeleyin. Bu sayede, yanlış adım atılması ve işlerin gözden kaçırılmasını önlersiniz. 2) Kontrat yerine getirilirken, atılan tüm adımları ve önemli işlemleri kayıt altına alın. Sorun çıkması halinde, anlaşmazlıkların giderilmesi sürecinde bunlar yardımcı olacaktır. 3) Kontratla ilgili nakliye belgeleri ve diğer belgelerin tamamı, uygun bir konumda sistematik bir şekilde (uygun klasörler ve alt klasörlerde) tutulmalıdır. Belgelerin karşı tarafa teslim edildiğini gösteren belgeler de buna dahildir (kargo şirketinin takip sisteminden bunları indirmeyi unutmayın).

5. UYGUN ŞEKİLDE TEPKİ VERİN Kontratın uygulanması sırasında anlaşmazlıklar ortaya çıkabilir. Bu tür durumlarda duyarlı olmak önemlidir. Eğer taraflardan biri anlaşmayı ihlal etme girişiminde bulunur ya da ihlal eder ve diğer taraf da buna sessiz kalırsa, bu sessizlik kabullenme olarak algılanabilir ve zamanı geri almanız da mümkün olmaz. Yani, sorun ortaya çıktığında vakit geçirmeksizin çözüm bulmanız ve muhatabınıza pozisyonunuzu net bir şekilde anlatmanız önemlidir.

Aynı şey, sizin eylemleriniz için de geçerlidir. Eğer karşı tarafın talep ettiği ancak kontrata aykırı bir şeyi yaptıysanız, anlaşmayı değiştirdiğiniz anlamına gelir ve daha önce mutabakata vardığınız şartlara dönemezsiniz. Kural gayet basittir: muhatabınızın talimatlarını ancak kontrata uygun olması durumunda yerine getirmelisiniz.

Ayrıca, sorunlu durumların karar vericiler ve avukatlar tarafından çok hızlı bir şekilde ele alınması gerekebilir. Kendilerine ilgili tüm bilgiler, yazışmalar ve belgeler sağlanmalı. Böylece makul bir karar alabilir ya da uygun bir hukuki tavsiyede bulunabilirler.